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第一步:提交审核材料(建议提前三个月进行申请手续,以保证批件和签证的顺利下达。若提交的材料没问题,一般会在15个工作日左右下达批件。15个工作日内出发的团组,北京市外办不会接件)

一、因公出国和赴港澳
1. 普通教工填写教工因公出国(出境)申请表(点击下载),处级干部填写处级干部因公出国(出境)申请表(点击下载),同时在OA请假系统请假,并打印经批示的出国请假单
2. XXX赴X国日程表(点击下载)
    要求:(1)写明出发日期和抵京日期,由于时差原因,一般要求当天出发当天到达,抵京可加1天
              (2)日程分上、下午写,需详细到参加某主题分会、与何人就某主题研讨(洽谈)等,切忌出现“参观”、“考察”等字眼
              (3)每团组一份并需团长签字
3. 英文邀请信(四份)及邀请信中文翻译件(一份)
    要求:(1)如有原件,一并提交
              (2)邀请函除必须写明任务时间、地点、内容,还需有邀请方的地址、电话等联系方式和邀请方代表签字
              (3)出访日本需提交日文的招聘理由书、停留时间表、身元保证书、邀请人在职证明(若为个人邀请)
              (4)出访俄罗斯需提供俄文邀请信原件,邀请时长必须与出访日程完全一致,即邀请时长是实际出发日期至实际抵京日期,且邀请信必须包含被邀请人姓名、出生日期、性别、国籍、旅行证件号码、访问目的、入境次数、邀请单位地址、邀请信签署人姓名及职务
              (5)若参加国际会议并有论文录用函(或论文录用邮件),请一并提交
4. 因公临时出国任务和预算审批意见表(点击下载)
    要求:严格按照《因公临时出国经费管理办法》(点击下载)中的出国标准换算、填写,每团组一份
5. 出访须知(点击下载)
    要求:团组阅读后团长签字
6. 北京市因公临时出国(赴港澳)人员备案表(点击下载)
    注:人员派出单位意见无需院领导签字,各位老师填写好后直接交到国际处即可
7. 身份证复印件
8. 出访必要性说明
    注:此项适用于教师出国参加国际会议但无论文录用函、陪同出访等情况
9. 意外责任声明书(点击下载)
10. 出国公示表(点击下载)
     注:电子版OA致国际处孙蕾、范小嫄,纸质版打印团长签字后交致国际处
11.通用个人情况表。通用个人情况表加拿大专用个人情况表英国专用个人情况表澳新专用个人情况表(点击下载)(澳大利亚和美国无需填写)

二、因公赴台
1.教工因公赴台申请表(点击下载)
注:国际合作与交流处网站下载,填写好内容后交主管领导及科研设备处领导签字。
2.邀请信。每个赴台团组使用一份邀请函,邀请函应注明被邀请单位名称、所有被邀请人姓名、职务、拟赴台具体日期、拟在台停留时间、赴台目的、费用承担方等内容。邀请函应加盖邀请单位公章、并由邀请人签字或盖章。(注:邀请单位名称必须与所盖公章一致。)
3.在进港部门备案的日程表(带签章),请向邀请方索取。
4.赴台人员审查备案表(点击下载)(学院签字盖章后交我处)
5.邀请方单位简介,无需加盖公章(台头即为邀请单位简介,放在中间位置)。
6.如为国际会议,则应提供承诺函,承诺会议不涉及任何政治议题,同时提供所有被邀请人名单表,请向邀请方索取。
备注:
邀请函、在台活动行程、台方简介等不能出现“中华民国”、“R.O.C”、“民国纪年”等违背一个中国原则的内容,一般情况下为繁体字体。

温馨提示:
北京市政府台湾事务办公室地址:德胜门东大街8号东联大厦3层,电话:84080409
北京市出入境管理处地址:东城区安定门东大街2号,电话:84020101


第二步:办理签证/港澳通行证/台湾通行证

一、办理签证
1. 各国要求不同,请老师参考北京市外办出入境人员服务中心网站因公签证信息(链接)
2. 除各国所要求的材料外,您还需提交个人情况表:通用个人情况表加拿大专用个人情况表英国专用个人情况表澳新专用个人情况表(点击下载)(澳大利亚目前可自行网上申请电子签证,无需填写,申请赴新西兰任务需填写该表)
    要求:(1)填写前请您确认表格右下角显示是否为最新版本,您可在北京市外办出入境人员服务中心网站下载专区(链接)下载
          (2)个人情况表是外办代填签证表所需,因此您必须按要求完整填写表格。通用个人情况表中近五年内出访记录、交通方式、航班号、酒店名称必须填写(可与最终实际的航班、酒店不一致)。如果申请申根签证的老师五年留取过指纹,则需要准确写明录指纹时间,可免录指纹
3. 户口本个人页正反面复印件(在一张纸上)
    注:此项适用于新办公务普通护照的老师
4. 签证费和北京市外办代办费
   美国、加拿大、英国、俄罗斯2000元;其他欧洲国家1500元;亚洲国家1000元;免签国家500元
   注:该费用交国际处孙蕾,待与外办结算后多退少补,外办开具发票
5. 若需其他材料模板,可在北京市外办出入境人员服务中心网站下载专区(链接)下载。

二、办理港澳通行证
1. 户口本个人页正反面复印件(在一张纸上)
2. 身份证复印件
3. 中英文 邀请信
4. 照片(要求:两张,二存正面免冠彩色近照,白底,着深色有领上衣,照片48mm*33mm,头部宽21mm-24mm,头部长28mm-33mm)
5. 代办费500元交国际处孙蕾,多退少补,外办开具发票

三、办理台湾通行证
1. 赴台人员持批件原件
2. 入台证原件及复印件
3. 户口本原件及复印件
4. 身份证原件及复印件
5. 《北京市居民往来台湾申请表》 (在公安局出入境管理处领取并填写,只需填第一页(正面)并贴照片即可)
6. 白底小二寸护照照片3张
持以上材料到北京市公安局出入境管理处办理通行证、签注手续。
注:
已有赴台通行证的,申请时必须持原证件前往办理。第一次办理赴台通行证者,本人必须前去办理。已有有效赴台通行证者此次只需办理签注,可以出具委托书委托他人代办。一个批件名单上列出的所有人员务必一起前往办理。

第三步:购买机票

为避免因批件、签证周期长导致临行前购买机票价格过高,您在下达批件后即可预订机票,将机票预订单交国际处审核,审核通过开具出票告知单后方可出票。
要求:(1)出发和抵京日期必须符合北京市外办批复的时间,若因不可抗因素必须有所调整,需在出发前报备
      (2)建议出发机票不要订购凌晨机票,避免因出关过早(在批复时间的前一天即出关)造成提前出国
      (3)购买机票相关规定请参照中国民用航空局关于加强公务机票购买管理有关事项的通知(点击下载)

第四步:执行任务

您在出发前1周内到国际处领取公务普通护照/港澳通行证/台湾通行证

第五步:回京后

1. 您需先把护照首页、签证页、出入境章页复印留存,以备报销,1周内把护照归还给国际处,2周内提交出访总结
    要求:(1)出访总结内容需与上报日程一致
          (2)电子版发送OA至国际处孙蕾、范小嫄即可
2. 提交出访总结后,做好报销单,到国际处对外文发票进行认证签字,再去财务处进行报销手续
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